Project Execution Governance - PEG

Gemeinsam mit der Wideburg Solustions GmbH und dem Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Informationsmanagement der Julius-Maximilians-Universität Würzburg Forscht die HaWig an einem neuen Konzept für die Steuerung von Großprojekten. Das Forschungsprojekt wird unterstützt vom Bayrischen Wirtschaftsministerium im Rahmen des Programms IuK Bayern.

Durch inkonsistente Datenhaltung und Kommunikationsschwierigkeiten kommt es bei Großprojekten regelmäßig zu erheblichen Verzögerungen und Mehrkosten. Prominente Beispiele aus der jüngeren Vergangenheit sind unter anderem der Berliner Flughafen BER, der Stuttgarter Bahnhof „Stuttgart 21“ und die Hamburger Elbphilharmonie.

Solche Projekte werden meist von großen Generalunternehmern zentral gesteuert, aber von sehr vielen Subunternehmern abgewickelt. An den Schnittstellen zwischen Subunternehmern und zwischen Generalunternehmer und Subunternehmern gibt es nicht nur Kommunikationsschwierigkeiten, sondern auch Brüche im Datenfluss, die später zu Fehlern und Fehlentscheidungen führen. Die Komplexität in solchen Projekten führt unweigerlich zu chaotischen Abläufen, die mit den klassischen Projektmanagement Methoden nicht gesteuert werden können.

Auf dem Markt befindliche Tools, die mit komplexen Daten und großen Datenmengen umgehen können werden aufgrund hoher Einführungskosten typischerweise nur von großen Unternehmen eingesetzt. Die vielen kleinen Firmen, die letztendlich die Abwicklung von großen Bauprojekten durchführen werden in diese Systeme nicht integriert und arbeiten daher meist autark mit lokalen Excel Dateien und individuellen Softwaretools. Dadurch werden regelmäßig falsche oder alte Planungs- und Ausführungsstände in den Umlauf gebracht. Diese führen dazu, dass Folgegewerke oft unter völlig falschen Annahmen geplant werden.

Ziel des Vorhabens ist die Konzeption, Implementierung und Evaluation einer IT-gestützten Methodik für die Abwicklung und Organisation von Projekten aus dem Bereich des Anlagenbaus. Diese Project Execution Governance (PEG) Methodik soll prinzipiell in verschiedene Szenarien im Produktions- und Dienstleistungssektor eingesetzt werden können. Insbesondere im Anlagenbau soll eine dem Konzept des „Building Information Modeling“ (kurz: BIM) gerechte Bearbeitung von Projekten unterstützt werden, bei der alle Zulieferer, die oft KMU sind, in die zentrale Datenbasis und Projektsteuerung integriert werden.

Die Digitalisierung der Planung ermöglicht den KMUs sich in einem zunehmend engeren Markt von der Konkurrenz abzuheben. Schnelle Planungszyklen mit einer bisher unerreichten Prognosesicherheit des Projekt- sowie Kostenverlaufs sind deutliche Marktvorteile. Dies verlangt einen Wandel in den Unternehmen der die Wissensarbeit in die täglichen Abläufe integriert.

Für die Erreichung dieser Ziele verbindet Project Execution Governance vier Bereiche die bisher weitestgehend isoliert voneinander existierten, siehe hierzu Abbildung 1.

Große Projekte werden heute meist nach dem klassischen Wasserfallmodell geplant. Gantt-Charts sind hier das häufigste Planungsinstrument, mit welchem auch der Fortschritt in den Abläufen visualisiert und fortgeschrieben wird. Große Projekte lassen sich aufgrund unvorhersehbarer Ereignisse nur sehr unzureichend mit diesen Werkzeugen steuern, da die Informationen über eine lange Kommunikationskette zur Projektleitung durchgereicht werden muss und daher meistens zu spät im Projektplan berücksichtigt wird. Der Projektplan zeigt daher in der Regel einen falschen Stand und muss laufend umstrukturiert werden. Bei großen Projekten gibt es viele solcher unvorhersehbaren Ereignisse, was den Ablauf „chaotisch“ macht.

Chaotische Abläufe mit vielen unvorhersehbaren Ereignissen lassen sich viel besser mit agilen Projektmanagement Methoden planen und steuern. Eine Kombination des klassischen Projektmanagements für die Gesamtplanung am Beginn des Projektes und eine Abwicklung des Projektes mit agilen Methoden, deren Fortschritt automatisiert in den klassischen Plan zurückgeschrieben wird, nutzt die Vorteile beider Methoden und führt zu schnelleren Entscheidungen auf Basis von korrekten Informationen, ohne den großen Aufwand der manuellen Aktualisierung von Informationen, die nur in den Köpfen der ausführenden Firmen sind. Hierzu bedarf es eines neuen Werkzeuges, in dem die Instrumente des klassischen Projektmanagements mit dem agilen Projektmanagement integriert werden, schematisch in Abbildung 2 dargestellt.

Mit BIM (Building Information Modeling) wird derzeit versucht die Planungsdaten von Gebäuden und Anlagen zu standardisieren und den Austausch der Planungsdaten zwischen verschiedenen Planungstools sicherzustellen. Viele Daten werden aber in den BIM Systemen, wie Revit oder AllCad gar nicht erfasst. Ein Beispiel hierfür sind alle Vorarbeiten, die notwendig sind, um überhaupt mit der Modellierung beginnen zu können, wie Anforderungsspezifikationen, Berechnungen, oder Engineering Daten. Solche Daten werden heute über Product Lifecylce Management Systeme verwaltet, mit denen Funktionen wie Anforderungsmanagement, Dokumentenmanagement, Konfigurationsmanagement und Änderungsmanagement zur Verfügung stehen. In solchen Systemen lassen sich alle Daten, die in einem Projekt entstehen verwalten. Eine Verknüpfung dieser Daten in das Projektmanagement ermöglicht es zu jedem Zeitpunkt des Projektablaufs auf die aktuellen Daten zuzugreifen und die notwendigen Aufgaben und Maßnahmen auszuleiten.

Sind einmal Projekte abgewickelt worden, steht eine Datenbank mit Informationen zur Verfügung, die für ähnliche Projekte als Grundlage dienen kann. Diese Datenbestände können für Prognosen, Kostenschätzungen, Zeitschätzungen, Ressourcenschätzungen verwendet werden. Mit Algorithmen aus der Künstlichen Intelligenz können solche Berechnungen von Maschinen durchgeführt werden und helfen richtige Entscheidungen zu treffen.